Quy trình ISO

Xử lý văn bản đến 

 

     1.    MỤC ĐÍCH
Thống nhất quá trình quản lý các văn bản đi và đến của UBND Quận nhằm đảm bảo việc giải quyết kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết .
2.    PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng đối với tất cả các cán bộ của UBND Quận khi:
o    Tiếp nhận, xử lý và phân phối các văn bản đến
o    Soạn thảo, trình ký, phê duyệt và ban hành các văn bản đi
3.    TÀI LIỆU LIÊN QUAN
§    Quy chế làm việc của UBND Quận Tây Hồ
§    Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
§    Nghị định số 111/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
§    Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
4.    THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
    Sử dụng các từ viết tắt trong sổ tay chất lượng
5.    NỘI DUNG
5.1. Quản lý công văn đi
Lưu đồ quá trình xử lý công văn đi


Mô tả quá trình xử lý văn bản đi
5.1.1    Phân công soạn thảo văn bản
Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng phòng ban, đơn vị phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân công hoạt động của phòng, ban, đơn vị.
5.1.2    Soạn thảo văn bản
-    Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Quận khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
-    Thủ trưởng các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc Quận được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó.
5.1.3    Kiểm tra
-    Chuyên viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban chuyên môn chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu cầu, chuyên viên VP trình LĐVP xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến. Chánh văn phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các văn bản đạt yêu cầu và trình LĐUBND Quận ký phê duyệt.
-    Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải sửa đổi, Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi – BM-04-03), chuyên viên Văn phòng sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý cho trưởng phòng soạn thảo để hoàn thiện lại (thời gian tối đa trả lại văn bản là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận).
5.1.4    Phê duyệt
LĐUBND Quận hoặc LĐVP khi được ủy quyền ký thừa lệnh UBND Quận xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa (qua Văn phòng).
Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
5.1.5    Đăng ký văn bản đi
-    Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền có hợp lệ. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư báo cáo LĐVP để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định.
-    Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào chương trình Quản lý công văn đi đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc.
5.1.6    Gửi văn bản đi
-    Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thư/ cán bộ được phân công soạn thảo văn bản  gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn bản và ký Sổ bàn giao công văn (BM-04-01- Sổ bàn giao công văn) với nhân viên giao thông.
•    Những văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật” lên bì văn bản. Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
•    Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ bàn giao công văn.
•    Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ký.
-    Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Quận có nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo.
5.1.7    Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại  bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
5.1.8    Quản lý con dấu
-    Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND Quận Tây Hồ không để người không có trách nhiệm sử dụng một cách tuỳ tiện. Khi vắng mặt phải có người thay thế theo chỉ đạo của LĐVP và phải có biên bản giao nhận.
-    Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người đúng thẩm quyền.
-    Dấu đóng trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực dấu quy định.
-    Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không được đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn bản đó và đóng dấu lại.
-    Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lục được đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan. Đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai.
-    Nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ lên văn bản. 
5.2.  Quản lý công văn đến
Lưu đồ quá trình xử lý công văn đến

       
Mô tả quá trình xử lý văn bản đến
5.2.1    Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản, đơn thư gửi đến UBND Quận.
o    Đối với các văn bản “mật”, văn bản gửi đích danh tên phòng, tên cá nhân thì văn thư sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của phòng đó.
o    Đối với các đơn thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư sẽ chuyển thẳng đến Bộ phận Tiếp dân (BM-04-01- Sổ bàn giao công văn)
o    Đối với các văn bản “khẩn”, “hỏa tốc”, văn thư bóc bì và chuyển ngay đến LĐVP
o    Đối với loại công văn khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào Phiếu xử lý văn bản đến (BM-04-02) và kẹp phiếu vào văn bản để chuyển tới LĐVP cho ý kiến.
5.2.2 Ý kiến đề xuất của LĐVP
Các văn bản do văn thư chuyển đến, LĐVP xem xét những văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền được phân cấp và đề xuất chuyển cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch theo lĩnh vực quản lý ngay trong ngày làm việc.
5.2.3 Đăng ký văn bản đến
Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của LĐVP sẽ được chuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến để lấy số đến, ngày tháng văn bản đến và chuyển lên LĐUB cho ý kiến chỉ đạo.
Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, dưới số ký hiệu của văn bản bằng mực đỏ.
5.2.4 Xem xét, cho ý kiến giải quyết
Căn cứ nội dung văn bản đến, LĐUBND Quận xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công phòng ban, đơn vị thực hiện vào Phiếu xử lý văn bản đến.
5.2.5 Cập nhật ý kiến xử lý của LĐUBND Quận
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của LĐUB, văn thư cập nhật ý kiến xử lý của LĐUBND Quận vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến và chuyển cho các phòng ban, đơn vị liên quan.
o    Đối với các phòng ban, các đơn vị trực thuộc Quận có nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm scan văn bản và gửi đi qua chương trình Web chỉ đạo.
o    Đối với các phòng ban, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của LĐUBND Quận và ký Sổ bàn giao công văn (BM-04-01) với bên Giao thông. Khi có cán bộ đến nhận văn bản trực tiếp thì ký nhận bàn giao văn bản vào Sổ bàn giao công văn.
Các phòng ban, đơn vị, cá nhân liên quan tiến hành giải quyết công việc và báo cáo kết quả thực hiện tới LĐUB
5.3.  In bản lưu và lưu trữ
Vào tháng 12 hàng năm, văn thư có trách nhiệm in Sổ theo dõi công văn đi – đến từ chương trình quản lý văn bản đi - đến.
Văn bản đi được lưu theo từng loại văn bản (công văn, quyết định,báo cáo, ...). Mỗi loại được đánh số bắt đầu từ số 01/năm ban hành.
Văn bản đến được lưu theo 03 cấp: trung ương, quận và các cơ quan khác. Mỗi cấp được đánh số bắt đầu từ số 01/năm nhận văn bản.
6.    HỒ SƠ
o    Sổ giao nhận công văn
o    Sổ theo dõi công văn đi – đến (in từ chương trình Quản lý văn bản đi – đến)
o    Bản gốc công văn đến, công văn đi
Các hồ sơ này lưu tại văn thư 01 năm, sau đó được chuyển lên lưu trữ
7.    PHỤ LỤC
    BM-04-01- Sổ bàn giao công văn
    BM-04-02- Phiếu xử lý văn bản đến
    BM-04-03- Phiếu xử lý văn bản đi

 

 

 

Tệp đính kèm
1. QT-04 Xu ly VB di den_OK

Quy trình ISO khác
- Chính sách chất lượng (Ngày đăng:01-06-2011)
- Mục tiêu chât lượng (Ngày đăng:01-06-2011)
- Quản lý tài liệu (Ngày đăng:02-06-2011)
- Duy trì cải tiến (Ngày đăng:06-06-2011)
- Quản lý hồ sơ (Ngày đăng:06-06-2011)
Bình chọn
Khả năng đáp ứng thông tin của website
  Tốt
  Khá
  Trung bình
  Kém

Bản đồ số